「あの人しかできない」をゼロに。業務属人化を防ぐ3つの対策と外部活用のコツ

2025年11月5日2025年12月9日

「この業務、Aさんじゃないとできない」「担当者が急に休むと仕事が止まってしまう」
――そんな状況が日常化していませんか？

企業が成長するほど、バックオフィス・顧客対応・経理処理などさまざまな業務が発生し、
それらが“特定の人に依存しやすい構造”になります。
これがいわゆる 業務の属人化 です。

属人化を放置すると、業務遅延、ミス増加、退職リスクなど組織に大きな影響を与えかねません。
本記事では、属人化を防ぐための3つの対策と、効率的に改善を進める「外部活用のコツ」について解説します。

業務属人化とは？

業務属人化とは、特定の人に業務が依存し、他の人が対応できない状態を指します。
「手順が担当者の頭の中にしかない」「やり方が曖昧で引き継ぎが難しい」といった状況が典型例です。

こうした状態が続くと、

急な不在で業務が止まる
業務負荷が一部の社員に偏る
退職時の引き継ぎで混乱が起こる
組織全体の生産性が下がる

といったリスクが生まれます。

業務属人化を防ぐ3つの対策

1. 業務の可視化で「誰が何をしているか」を明確にする

まずは、部署や役割ごとに業務を整理し、「担当者」「手順」「頻度」「必要スキル」を洗い出します。
Excelやスプレッドシートでも十分可視化できます。

可視化ができると、

属人化している業務の特定
無駄な作業の発見
本来はチームで分担すべき業務の明確化

につながり、改善の土台ができます。

2. 標準化・マニュアル化で「誰でもできる業務」に

業務のやり方が人によって違うと、ミスや作業遅延が起こりやすくなります。
そこで、作業手順をマニュアル化し、共通のフォーマットや流れを決めておくことが大切です。

ポイントは、

実際の画面キャプチャや画像を使う
チェックリスト形式にする
更新しやすい場所に保管する

など、誰でも理解できる形にすることです。
これにより、担当者が変わっても同じ品質で業務が実行できます。

3. 外部リソースを活用して“チームで支える体制”を作る

属人化の大きな原因は「人手不足」「引き継ぎの時間がない」「育成に手が回らない」といった社内の事情です。

そこで効果的なのが、外部リソース（オンライン秘書・事務代行など）を活用し、
社内だけに依存しない体制をつくること です。

外部を活用することで、

急な退職・休職でも業務を止めない
専門スキルをすぐに導入できる
自社の担当者の負担を軽減できる
マニュアル化や業務整理も一緒に進められる

といったメリットが生まれ、属人化の解消スピードが大幅に上がります。

属人化を解消するなら「リモットさん」が最適な理由

リモート型の事務代行サービスである リモットさん は、属人化の解消に非常に相性の良いサービスです。

① 複数名のチーム体制で「1人依存」を避けられる

単独の担当者に丸投げするのではなく、
複数名のチームで業務を分担・共有 する仕組みがあります。
これにより「この人がいないとできない」という状態を初めから排除できます。

② 業務整理からマネージャーが伴走

「そもそも業務整理できていない」という企業でもご安心ください。
専任マネージャーが業務ヒアリングから整理・設計までサポートし、属人化しない運用フローを一緒に作成します。

③ 必要な分だけ依頼でき、ムダなコストが発生しない

月額プラン・チケット制（チャージ型）など柔軟な料金体系があり、
「忙しい時だけ頼みたい」「まずは小さく始めたい」といった企業でも導入しやすい点が特徴です。

属人化を解消すると、会社はどう変わる？

属人化がなくなると、次のような効果が期待できます。

業務が止まらず、トラブルが激減
特定の人の負担が軽くなり、働きやすさが向上
担当が変わってもクオリティが安定する
組織として成長しやすい環境が整う
社員がより重要な業務（企画・戦略）に集中できる

属人化の解消は、単なる業務効率化ではなく、企業が継続して成長していくための“土台づくり” と言えます。

まずは小さな一歩から。外部のプロを上手に活用しよう

属人化を完全にゼロにするには、 “社内だけで解決しようとしない” ことも大切です。
特に、バックオフィスや定常業務は負荷が偏りやすいため、外部と組み合わせて 止まらない体制 をつくるのが効率的です。

リモットさんなら、

業務整理からサポート
専任マネージャーが進行管理
複数名チームでの運用

が可能なので、属人化解消のパートナーとして非常に心強い存在です。

まとめ

「あの人しかできない」をなくすことは、会社を強くすること。

そのためには、

業務の可視化
マニュアル化・標準化
外部リソースの活用

の3ステップが効果的です。

自社だけで進めるのが難しい場合は、無理をせず外部の力を活用しましょう。
業務が止まらない仕組みづくり、今日から始めてみませんか。

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